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Datenschutzinformation für Kunden und Geschäftspartner der element GmbH

Informationen gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Stand: 9 September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

element GmbH, Bockenheimer Landstraße 13-15, 60325 Frankfurt am Main, Telefon 069 15 39 254 – 0, Fax 069 15 39 254 – 49, E-Mail: info@element.de

Geschäftsführung: Laura Reisdorf, Christian Schmitt, Torsten Fischer, Andreas Fischer

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

Alternativ postalisch an die Adresse des Verantwortlichen mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“:

PROLIANCE GmbH – Datenschutzbeauftragter – Leopoldstr. 21, 80802 München

3. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen als Kunde oder Geschäftspartner verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Kontaktdaten: Name, Vorname, Firmenname, Position/Funktion, geschäftliche Anschrift, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer
Vertragsdaten: Auftragsinhalte, Suchaufträge, Anforderungsprofile, Konditionen, Vertragslaufzeiten
Kommunikationsdaten: Inhalte aus E-Mails, Telefonaten, Video-Calls und persönlichen Gesprächen, Gesprächsnotizen und -zusammenfassungen
Briefing-Daten: Durch Sie bereitgestellte Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofile, Kontextinformationen zu offenen Positionen
Abrechnungsdaten: Rechnungsanschrift, Bankverbindung, Zahlungsinformationen

4. Woher wir Ihre Daten erhalten

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten in der Regel:

Direkt von Ihnen: Durch Ihre Anfrage, Auftragserteilung, Kommunikation per E-Mail, Telefon oder persönlich
Von Ihrem Unternehmen: Durch von Ihnen benannte Ansprechpartner
Aus öffentlich zugänglichen Quellen: Insbesondere Unternehmenswebseiten, berufliche Netzwerke wie LinkedIn und XING, Handelsregister

Soweit wir Daten nicht direkt von Ihnen erhalten, informieren wir Sie spätestens innerhalb eines Monats nach Erhebung oder bei erster Kontaktaufnahme über die Herkunft der Daten (Art. 14 DSGVO).

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zweck	Rechtsgrundlage	Erläuterung
Anbahnung und Durchführung des Vermittlungsvertrags	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)	Verarbeitung Ihrer Daten zur Auftragsbearbeitung, Kommunikation, Kandidatensuche und -präsentation
Zusammenfassung und Aufbereitung von Briefings und Suchaufträgen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Zur effizienten Bearbeitung Ihres Auftrags
Vorbereitung von Kundenterminen und Akquise-Gesprächen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)	Unser berechtigtes Interesse liegt in der professionellen Vorbereitung und Durchführung der Geschäftsbeziehung
Erstellung von Akquise-Kommunikation	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)	Unser berechtigtes Interesse liegt in der Neukundengewinnung und Geschäftsanbahnung. Die Kontaktaufnahme erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (insbesondere § 7 UWG)
Zusammenfassung von Gesprächsnotizen	Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO	Zur Dokumentation und effizienten Weiterbearbeitung im Vermittlungsprozess
Erstellung und Versand von Rechnungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)	Vertragserfüllung und Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)	Aufbewahrung nach Vertragsbeendigung zur Absicherung gegen mögliche Ansprüche

6. Grundsätze für den Einsatz von KI-Systemen

Wir setzen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit KI-gestützte Werkzeuge ein, um bestimmte Prozesse effizienter und qualitativ hochwertiger zu gestalten. Wir informieren Sie hierüber transparent.

6.1 Einsatz von KI-Systemen

Wir nutzen verschiedene KI-gestützte Werkzeuge, derzeit insbesondere ChatGPT Pro von OpenAI und Claude von Anthropic. Darüber hinaus können weitere KI-gestützte Werkzeuge eingesetzt werden. Die Aufzählung ist daher nicht abschließend. Vor dem Einsatz eines KI-Systems wird geprüft, ob die datenschutzrechtlichen, vertraglichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt sind. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass:

die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer gültigen Rechtsgrundlage erfolgt,
erforderliche datenschutzrechtliche und vertragliche Vereinbarungen vorliegen,
personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang verarbeitet werden,
angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen,
KI-generierte Ergebnisse vor ihrer Verwendung durch Mitarbeitende überprüft werden.

6.2 Wofür wird KI im Zusammenhang mit Ihren Daten eingesetzt?

Im Kontext unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen nutzen wir KI insbesondere für:

die Zusammenfassung Ihrer Briefings und Suchaufträge zur effizienten Bearbeitung
die Erstellung von Stellenanzeigen auf Basis Ihrer Anforderungsprofile
die Vorbereitung von Gesprächen und Terminen mit Ihnen durch Zusammenfassung vorliegender Informationen
die Unterstützung bei der Dokumentation und Weiterbearbeitung von Kundenanfragen
die Erstellung von Akquise-Kommunikation, ggf. unter Verwendung anonymisierter Kandidatenprofile

6.3 Was KI bei uns nicht tut

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Entscheidungen über die Auswahl von Kandidaten, die Gestaltung von Angeboten oder die Durchführung von Aufträgen werden ausschließlich von Menschen getroffen.
Kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Keine Weitergabe Ihrer vertraulichen Geschäftsinformationen an KI-Anbieter für deren eigene Zwecke.

6.4 Qualitätssicherung

Alle KI-generierten Inhalte werden von unseren Mitarbeitenden auf Richtigkeit und Angemessenheit geprüft, bevor sie in der Kommunikation mit Ihnen oder gegenüber Dritten verwendet werden.

7. Empfänger Ihrer Daten

Empfänger	Zweck	Grundlage
KI-Dienstleister	KI-gestützte Textverarbeitung im Auftrag der element GmbH	Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)
IT-Dienstleister / Hosting-Anbieter	Technischer Betrieb unserer Systeme	Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)
Kandidaten	Ihre personenbezogenen Kontaktdaten werden ohne Ihre Zustimmung nicht an Kandidaten weitergegeben.	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Steuerberater / Finanzbehörden	Steuerliche Pflichten	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Sofern im Einzelfall personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen der DSGVO.

8. Speicherdauer

Situation	Speicherdauer
Aktive Geschäftsbeziehung	Für die Dauer der Geschäftsbeziehung
Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung	Aufbewahrung gemäß handels- und steuerrechtlichen Pflichten (6 bzw. 10 Jahre gemäß HGB/AO)
Akquise-Kontakte ohne Vertragsbeziehung	Löschung 12 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung besteht.
Geltendmachung / Verteidigung von Rechtsansprüchen	Bis zum Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen Verjährungsfristen.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen entgegenstehen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für die element GmbH zuständigen Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden https://datenschutz.hessen.de

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist teilweise gesetzlich vorgeschrieben (z. B. steuerrechtliche Vorschriften) oder für die Anbahnung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich. Ohne die hierfür erforderlichen Daten können wir unsere Dienstleistungen gegebenenfalls nicht erbringen.

11. Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte:

element GmbH, Bockenheimer Landstraße 13-15, 60325 Frankfurt am Main, Telefon 069 15 39 254 – 0, Fax 069 15 39 254 – 49, E-Mail: info@element.de

Oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt 2).