Datenschutz für Website-Besucherinnen und -Besucher | Datenschutz für Unternehmen

Datenschutzinformation für Kandidaten und Bewerber der element GmbH

Informationen gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Stand: 9 September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

element GmbH, Bockenheimer Landstraße 13-15, 60325 Frankfurt am Main, Telefon 069 15 39 254 – 0, Fax 069 15 39 254 – 49, E-Mail: info@element.de

Geschäftsführung: Laura Reisdorf, Christian Schmitt, Torsten Fischer, Andreas Fischer

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

Alternativ postalisch an die Adresse des Verantwortlichen mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“:

PROLIANCE GmbH – Datenschutzbeauftragter – Leopoldstr. 21, 80802 München

3. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Personalvermittlung verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen:

Stamm- und Kontaktdaten: Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate
Berufliche Informationen: Berufserfahrung, Qualifikationen, Fachkenntnisse, Sprachkenntnisse
Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit: Gewünschtes Gehalt, Eintrittstermin, Kündigungsfrist
Referenzen: Sofern von Ihnen mitgeteilt oder mit Ihrer Zustimmung eingeholt
Gesprächsnotizen: Inhalte aus Telefonaten, Video-Calls oder persönlichen Gesprächen mit Ihnen
Kommunikationsdaten: E-Mail-Korrespondenz, Nachrichtenverläufe über berufliche Netzwerke

4. Woher wir Ihre Daten erhalten

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Quellen:

Direkt von Ihnen: Durch Ihre Bewerbung, Kontaktaufnahme oder Gespräche mit uns
Aus öffentlich zugänglichen Quellen: Insbesondere berufliche Netzwerke wie LinkedIn und XING, soweit Sie dort ein öffentlich einsehbares Profil führen
Von Dritten: Sofern Sie uns von einem Geschäftspartner, Kunden oder einer anderen Person empfohlen werden

Soweit wir Daten nicht direkt von Ihnen erhalten, informieren wir Sie spätestens innerhalb eines Monats nach Erhebung oder bei erster Kontaktaufnahme über die Herkunft der Daten (Art. 14 DSGVO).

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Zweck	Rechtsgrundlage	Erläuterung
Prüfung Ihrer Eignung für eine konkrete Stelle	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)	Die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und Sie für passende Positionen bei unseren Kunden vorzuschlagen.
Erstellung anonymisierter oder pseudonymisierter Kandidatenprofile für unsere Kunden	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)	Unser berechtigtes Interesse besteht in der Vermittlung passender Kandidaten. Die Profile werden erst nach Ihrer Zustimmung personalisiert an Kunden weitergegeben.
Zusammenfassung und Aufbereitung Ihrer Bewerbungsunterlagen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Zur effizienten Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Vorbereitung auf Gespräche.
Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Ihnen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Im Rahmen des Vermittlungsprozesses.
Vorbereitung und Nachbereitung von Interviews	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Zur qualifizierten Durchführung des Auswahlprozesses.
Erstellung von Akquise-Kommunikation mit anonymisierten Profilen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)	Unser berechtigtes Interesse besteht in der Geschäftsanbahnung. Die Profile enthalten in dieser Phase keine identifizierenden Merkmale.
Aufnahme in unseren Kandidatenpool für künftige Positionen	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)	Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Sie können diese jederzeit widerrufen.
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)	Aufbewahrung nach Abschluss des Vermittlungsprozesses zur Absicherung gegen mögliche Ansprüche.

6. Einsatz von KI-gestützten Werkzeugen

Wir setzen im Rahmen unserer Personalvermittlung KI-gestützte Werkzeuge ein, um unsere Dienstleistungen effizienter und qualitativ hochwertiger zu erbringen. Wir möchten Sie hierüber transparent informieren.

6.1 Einsatz von KI-Systemen

Wir nutzen verschiedene KI-gestützte Werkzeuge, derzeit insbesondere ChatGPT Pro von OpenAI und Claude von Anthropic. Darüber hinaus können weitere KI-gestützte Werkzeuge eingesetzt werden. Die Aufzählung ist daher nicht abschließend. Vor dem Einsatz eines KI-Systems wird geprüft, ob die datenschutzrechtlichen, vertraglichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt sind. Dabei wird insbesondere sichergestellt, dass:

die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer gültigen Rechtsgrundlage erfolgt,
erforderliche datenschutzrechtliche und vertragliche Vereinbarungen vorliegen,
personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang verarbeitet werden,
angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen,
KI-generierte Ergebnisse vor ihrer Verwendung durch Mitarbeitende überprüft werden.

6.2 Wofür wird KI eingesetzt?

Wir verwenden KI-gestützte Werkzeuge insbesondere für:

die Zusammenfassung Ihres Lebenslaufs zur Erstellung von Kandidatenprofilen für unsere Kunden
die Erstellung von Texten für Stellenanzeigen und Suchaufträge
die Vorbereitung von Gesprächen durch Zusammenfassung vorliegender Informationen
die Erstellung anonymisierter Anschreiben zur Vorstellung Ihrer Qualifikationen bei potenziellen Arbeitgebern
die Unterstützung bei der Zusammenfassung von Gesprächsnotizen aus unseren Gesprächen mit Ihnen

6.3 Was KI bei uns nicht tut

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Entscheidungen über Ihre Eignung oder die Weiterleitung Ihres Profils an Kunden werden ausschließlich von Menschen getroffen. KI unterstützt bei der Aufbereitung von Informationen, trifft aber keine Auswahlentscheidungen.
Kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO: Es erfolgt keine automatisierte Bewertung persönlicher Aspekte, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Keine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugung) in KI-Tools.

6.4 Qualitätssicherung

Alle KI-generierten Inhalte – insbesondere Zusammenfassungen Ihres Lebenslaufs oder Ihrer Qualifikationen – werden von unseren Mitarbeitenden auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Diskriminierungsfreiheit geprüft, bevor sie verwendet oder an Dritte weitergegeben werden.

7. Empfänger Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weitergegeben:

Empfänger	Zweck	Grundlage
Potenzielle Arbeitgeber (unsere Kunden)	Vorstellung Ihrer Qualifikationen im Rahmen des Vermittlungsprozesses	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – erst nach Ihrer Zustimmung personalisiert
KI-Dienstleister	KI-gestützte Textverarbeitung im Auftrag der element GmbH	Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)
IT-Dienstleister / Hosting-Anbieter	Technischer Betrieb unserer Systeme	Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)
Stellenbörsen (z. B. LinkedIn, StepStone, Indeed)	Veröffentlichung von Stellenanzeigen und Durchführung des Vermittlungsprozesses	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Stellen außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn angemessene Garantien vorliegen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission). Derzeit erfolgt keine Übermittlung an Drittländer.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

Situation	Speicherdauer
Aktiver Vermittlungsprozess	Für die Dauer des Vermittlungsprozesses
Nach Abschluss des Vermittlungsprozesses (ohne Einstellung)	Löschung nach 6 Monaten, sofern keine anderweitige Einwilligung vorliegt
Aufnahme in den Kandidatenpool (mit Einwilligung)	Bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung (aktives Nachfragen)
Erfolgreiche Vermittlung	Aufbewahrung gemäß handels- und steuerrechtlichen Pflichten (in der Regel bis zu 10 Jahre für abrechnungsrelevante Unterlagen)
Geltendmachung / Verteidigung von Rechtsansprüchen	Bis zum Ablauf der relevanten Verjährungsfristen (in der Regel 3 Jahre nach Abschluss des Vermittlungsprozesses)

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben und wie wir diese verarbeiten.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sind Ihre bei uns gespeicherten Daten unrichtig oder unvollständig, können Sie deren Berichtigung verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen entgegenstehen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beruht, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben (z. B. zur Aufnahme in den Kandidatenpool), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für die Element GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Hessen https://datenschutz.hessen.de/

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Bereitstellung der für den Vermittlungsprozess erforderlichen Daten (insbesondere Lebenslauf, Kontaktdaten, Qualifikationen) können wir Sie jedoch nicht in unsere Vermittlungstätigkeit einbeziehen.

11. Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

element GmbH, Bockenheimer Landstraße 13-15, 60325 Frankfurt am Main, Telefon 069 15 39 254 – 0, Fax 069 15 39 254 – 49, E-Mail: info@element.de

Oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt 2).